こんにちは。種屋の橋本です。
昨日は書類を捨てる、というお話を書きましたが、今日はデータです。
一昔前は仕事中にガサガサと書類を探している人が多く、 今はカチャカチャとデータを探している人が多いですね。
検索機能を使えば早いのですが、
タイトルをつけるルールを決めておかないと
結局、どう探せばいいのか？
わからなくなってしまいます。
まず、タイトルですが、
最初に分かりやすいキーワードを入れるのがポイント。
❨企画書❩
❨雛型❩
❨セミナー資料❩
こんな感じです。
日付をいれることも考えてもいいでしょう。
僕のセミナーのデータは更新の頻度が高いので データのタイトルは
「❨セミナー資料❩2020-11-7整理整頓」
となっています。
量が多い場合はもう少し細かくルールを決めて
❨企画書❩❨テーマ❩など、社内の多くの人が分かりやすい区分にしてみましょう。
よく使うもの=よく探すもの
タイトルのルールを決めるだけでも
探す時間が短縮できます。
検索でデータは見つけられますのでタイトルのルールを決めたら、
次はフォルダの整理整頓です。
整理整頓とは
整理はいるものと要らないものを分けて要らないものを徹底して捨てること。
整頓は必要なものがすぐに取り出せるように置くこと。
データでも同じです。
コツはあまり細かくしないこと。
階層が多いとスッキリ見えていいのですが
使い勝手が悪くなります。
どうせデータは検索で探すのですから
フォルダは大枠だけ作っておけばOK です。
僕は一人で仕事をしているので
経理関係などから顧客リスト、企画書、
セミナー資料など、幅広くデータがありますが、デスクトップのフォルダは5つだけ。
・社内資料
・社外資料
・画像
・セミナー資料
・学び❨自分が受けたセミナーの資料など❩
探すことに時間はかかりません。
会社ではどうするか？
これは先ほどのようなタイトルをつける
ルールを決めたあと、今あるデータを
整理整頓する必要があります。
まず、最初に何のフォルダがあればいいのか？
を決めます。
お客様別がいいのか？業務別がいいのか？など
誰が見ても分かりやすい区分にしましょう。
出来るだけ少なく。。。
そしてタイトルのフォルダを先に作ってしまいます。
次に、今、使っているデータを
作った新しいフォルダに移していくんです。
使っていないデータはそのままにしておきます。
フォルダを移すときに、ルールに沿ったタイトルに変更しておくのがポイントです。
すべて移し終わったら、残っているデータは
不要なものの可能性が高いですね。
本当はここですべて捨ててしまうといいのですが、猶予期間を設けておくと安心です。
皆に例えば2か月後に新フォルダに入っていない
データは全部捨てる、と宣言しておくといいでしょう。
このようにすると、新フォルダに入っているものはすべて検索しやすいタイトルになっていて
大枠、分かりやすいフォルダに分類されていることになります。
また、不要なデータは整理することができますね。
また、部署ごとに使用するデータ量を決めておくと、
古いデータの削減が加速します。
サーバーのデータ量に限界があることがありますので、
自社の状況をチェックしてみましょう。
最近はスマホで撮った画像も、きれいに取れている分、
テータの大きくなっていますね。
僕がいた会社では、画像データの量が多すぎて、
レンタルサーバーの限界ギリギリになってしまったことがありました。
他の業務に支障が出る前に気が付いてよかったのですが、
危ないところでした。
パソコン内のデータって、書類や、在庫など違って量が多いことが
目に見えないので、自然と溜まってしまうんですね。
ただ、目に見えない、ということは探しにくい、ということでもあります。
ちょっとずつでもいいのでデータの整理整頓をはじめてみませんか?
☆弊社、また研修のお問合せは下記までお願いします。
（有）種屋 代表取締役 橋本勝彦
mail: katsuhiko-hashimoto@outlook.jp
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